Project Management Agile: adattabilità al cambiamento attraverso la collaborazione

In ambito project management, il contesto in cui le dinamiche aziendali si evolvono è sempre più globalizzato e ingarbugliato. L'arte di orchestrare progetti, catalizzatori del cambiamento organizzativo, verso il successo sta subendo una metamorfosi che va oltre la semplice pianificazione e l'esecuzione. Questa trasformazione abbraccia concetti di gestione "agile", interconnessione tecnologica e ottimizzazione dei processi, supportati da soluzioni informatiche avanzate.

Nel panorama che si va pian piano delineando, è da sottolineare l'attenzione crescente delle aziende verso il valore che i progetti possono portare in termini di innovazione e crescita organizzativa. Oltre alla mera gestione delle attività e delle scadenze, ci si focalizza sulla comprensione e condivisione degli obiettivi e dei risultati desiderati, attraverso l'adozione degli OKRs - Objective and Key Results (Obiettivi e Risultati Chiave), che portano a declinare la mission aziendale in azioni pratiche.

In questo articolo illustriamo un’analisi di quelle che sono le tendenze del project management e presentiamo uno strumento digitale utilizzato per semplificare la gestione di attività e progetti con una premessa: la scelta di utilizzare una piattaforma di supporto è finalizzata anche all’introduzione di una metodologia di lavoro basata sui team e sulla collaborazione tra di essi, con un focus particolare sulle sfide e opportunità che derivano dall'approccio digitale.

Questo genere di piattaforme si sta rapidamente diffondendo, soprattutto in ragione della sempre maggiore distribuzione delle risorse di progetto sul territorio e del progressivo distacco delle stesse dai tradizionali luoghi fisici di lavoro.

Project Management: approccio tradizionale vs. approccio agile

Originariamente, il concetto di progetto implicava un inizio e una fine e una relativa allocazione di risorse umane, economiche e infrastrutturali, in quantità e con tempistiche ben definite. I progetti venivano concepiti come una serie di attività da portare a termine seguendo un piano predefinito, con rilasci cadenzati nel tempo.

Questo modello, detto "a cascata", che prevedeva una suddivisione delle attività in fasi sequenziali, si è rivelato poco flessibile di fronte ai cambiamenti sempre più rapidi di priorità, scenario ed esigenze del business.

Negli ultimi anni, i progetti si sono orientati verso un approccio denominato "agile", concepito per adattarsi meglio ai cambiamenti mediante l'interazione costante, il feedback frequente e il coinvolgimento attivo degli stakeholder lungo l'intero processo di sviluppo.

In che cosa consiste la metodologia agile

L’approccio agile prevede l’analisi e la condivisione dei risultati su cicli di attività molto brevi: questo consente di rivedere priorità e finalità delle attività ancora da svolgere, garantendo una costante aderenza del deliverable finale rispetto a ogni possibile cambiamento di scenario o esigenza del business che si verifichi in progress.

La reattività del team di progetto rispetto al cambiamento si attua mediante l'applicazione di metodologie come:

Scrum: è la metodologia agile che si basa sulla divisione di progetti in cicli di lavoro di due settimane, chiamati sprint dove il team si concentra su un numero limitato di obiettivi da raggiungere. Questo approccio consente alle aziende di essere più flessibili e adattabili ai cambiamenti.

Kanban: chiamato anche "Toyota Way" per merito di Taiichi Ohno, padre del Toyota Production System (TPS) che ha dato origine al termine e al sistema di schede Kanban negli anni '50. È un framework che consente di gestire i flussi di lavoro utilizzando task visivi che aiutano ad aumentare la produttività e migliorare la comunicazione.

Il supporto della tecnologia al Project Management Agile

In un contesto di evoluzione costante nel project management, il ruolo predominante della tecnologia emerge come una leva fondamentale per l'innovazione e l'ottimizzazione delle pratiche gestionali.

In questo scenario, spicca la soluzione cloud Asana, una piattaforma che agevola la creazione, l'assegnazione e il monitoraggio dei task all'interno dei progetti in ambiente digitale, centralizzando tutte le informazioni che la compongono e allineandosi perfettamente alle esigenze attuali.

Fra i principali punti di forza emergono:

• gestione delle attività: Asana consente di creare, assegnare e tenere traccia delle attività in modo semplice. Questo è fondamentale per il lavoro agile, dove le attività sono suddivise in piccoli compiti gestibili
• monitoraggio efficace dei progressi e delle scadenze, attraverso una pianificazione e un sistema efficiente di reportistica, riducendo il sovraccarico e il sottoutilizzo delle risorse e prevenendo i ritardi
• analisi - che consente di valutare le performance, individuare trend significativi e prendere decisioni fondate sui dati
• mobilità: l'applicazione mobile permette infatti ai membri del team di accedere, aggiornare e monitorare le attività anche da remoto.

Agilità e Adattabilità con Asana

Asana favorisce l'agilità e l'adattabilità grazie a un'interfaccia basata su liste di attività, bacheche condivise, timeline, Gantt con scadenze chiare. Questa struttura intuitiva agevola la pianificazione, la dipendenza tra task, l'esecuzione, l’approvazione e il monitoraggio in modo visuale.

Inoltre, l'approccio Agile trova sostegno in Asana attraverso la possibilità di creare iterazioni e gestire priorità al fine di mantenere il focus sul valore della delivery.

Asana per favorire la collaborazione e incoraggiare la comunicazione

Asana funge da piattaforma di collaborazione e facilita la comunicazione tra membri del team indipendentemente dalla loro posizione geografica. Commenti, notifiche, menzioni, discussioni e aggiornamenti in tempo reale incoraggiano l'interazione diretta (simil social), la condivisione di idee e la risoluzione rapida dei problemi.

Le integrazioni con altre applicazioni e strumenti di comunicazione consentono una sinergia fluida, centralizzando le informazioni e agevolando il successo delle sfide emergenti.

Asana per automatizzare e ottimizzare la gestione dei processi aziendali

Asana si distingue per le sue funzionalità di automazione che ottimizzano i flussi di lavoro, riducendo la dipendenza da compiti manuali e ripetitivi. La creazione automatica di task, l'assegnazione basata su criteri predefiniti e il monitoraggio dei progressi liberano il tempo prezioso dei project manager e dei membri del team, permettendo loro di concentrarsi su attività di maggiore valore.

L'integrazione dell'Intelligenza Artificiale amplifica ulteriormente le capacità di Asana, analizzando dati e tendenze per fornire suggerimenti preziosi sulla pianificazione e sulla gestione dei rischi.

Analisi dei bisogni come must per l'implementazione

La piattaforma Asana si afferma come una risorsa di grande valore nel contesto del project management, in quanto abbraccia le caratteristiche core dell'ambito consentendo di declinare il frame (insieme di regole) Scrum in modalità agile. La sua interfaccia intuitiva, le funzionalità di automazione e l'integrazione con altre soluzioni IT fanno di Asana uno strumento essenziale che risponde alle mutevoli esigenze delle organizzazioni.

Nell’ottica di un’implementazione efficace, il primo passo è senza dubbio un'analisi dettagliata delle esigenze dell'organizzazione, compresi i metodi già in uso, i processi esistenti e gli obiettivi di business. Questo aiuta a identificare le funzionalità chiave richieste in una soluzione di project e task management e, sulla base dell'analisi dei fabbisogni, i consulenti possono consigliare se Asana sia la soluzione migliore o se esistono alternative più adatte.

Una volta scelta la soluzione, è possibile personalizzare e configurare la piattaforma in modo da soddisfare le esigenze specifiche del team e del progetto. Questo potrebbe includere la creazione di modelli di progetto Agile, la configurazione di bacheche Kanban e l'implementazione di dati custom e flussi di lavoro automatizzati.

La sfida è quella di orchestrare con precisione il sinergico connubio tra contesto organizzativo e tecnologia per sfruttare al massimo il potenziale dell'Agile.

Nel seguente caso di successo presentiamo un esempio di implementazione di Asana nella gestione dei progetti di un Ente di diritto pubblico che ha coinvolto PRAXI.